Como los solicitantes de residencia permanente aprenden, un certificado de nacimiento con su fecha y lugar de nacimiento y los nombres de sus padres reflejados en un documento es requerido para ajuste de status o procesamiento de visa de inmigrante en un puesto consular.  Mientras que una copia del certificado de nacimiento es suficiente para ajuste de él o ella, los originales son requeridos para el procesamiento consular.  A veces un extranjero nacional cree que su certificado de nacimiento no está disponible o que un original no puede ser procurado a la Embajada o su país natal. Cómo puede usted averiguar si su certificado de nacimiento realmente no está disponible o que puede usted hacer.

Primero, el Departamento de Estado mantiene una lista de países y la disponibilidad de documentos en un país en particular. El Buscador de Documentos del País y la Reciprocidad de Visas puede ser encontrado en http://travel.state.gov/content/visas/english/fees/reciprocity-by-country.html. Ambos, el Centro Nacional de Visas (para Green cards procesados por consulados) y el USCIS (para ajuste de status) usan esta tabla de reciprocidad para determinar si un solicitante ha reunido el mínimo de documentos requeridos para una adjudicación. Si la tabla dice que un documento no está disponible en el país, entonces el extranjero nacional no necesita obtenerlo.  Sin embargo, una copia de la tabla de reciprocidad deberá estar incluida con la solicitud y su no disponibilidad deberá ser notificada en la carta que acompañe la solicitud.

Sin embargo, si la tabla de reciprocidad indica que los certificados de nacimiento están disponibles o posiblemente disponibles, el solicitante debe de tratar de conseguirlo y tales esfuerzos deben de ser documentados en un affidávit de inclusión en la presentación, al igual que la documentación de las gestiones realizadas. El solicitante, por ejemplo, debe de explorar si la documentación puede ser obtenida a través de amistades, parientes, en una embajada e incluso vía internet o correos.

Si un intento de buena fe para cumplir con las instrucciones fueron hechas y el certificado de nacimiento todavía no está disponible, entonces intente recuperar una “segunda evidencia” del nacimiento. Esto incluye terceras personas, records neutrales de la información requerida en los certificados de nacimiento que a menudo están en los records gubernamentales, records de colegio, certificado de bautismo, records médicos, certificados de hospitales o anotaciones en la Biblia o Koran de la familia. De nuevo, documente y describa en un affidávit todos los intentos para encontrar todos estos recursos, exitosos o no exitosos. Si el solicitante no puede documentar una evidencia “secundaria”, entonces prepare affidávits de personas con conocimiento directos del nacimiento. Las regulaciones del USCIS requieren dos affidávits. La mejor persona, si aún está viva, es la madre; seguido por el padre. Lo próximo es alguien que haya estado presente en el nacimiento. Seguido por los parientes o amistades que hayan estado vivos a la hora del nacimiento con conocimiento general de los detalles aceptados del nacimiento, pero que no estuvieron presentes a la hora del nacimiento. Menos persuasivo es un pariente joven o amigo de la familia que solo tiene conocimiento verbal de los detalles del nacimiento, obtenido mucho después del evento.

Mientras que el USCIS usualmente requiere una solicitud para evidencia adicional si no existe una documentación de nacimiento que provea en el contexto de estado de los ajustes, para casos consulares procesados, el NVC le enviara una lista de verificación al solicitante o agente indicando cuales documentos faltan o que cambios se necesitan. Si el solicitante no puede proporcionar el documento requerido que está en la lista de reciprocidad, entonces debe proporcionar una declaración para el efecto de inclusión del expediente presentado, como se detalla anteriormente. El NVC entonces le enviara dicho expediente al encargado del proceso de adjudicación. En este momento el oficial consular determinara si un documento no se puede obtener o si permite que el solicitante pueda presentar evidencia satisfactoria en lugar de dicho documento o record.